System do zarządzania zajęciami – Case Study KnockKnock
Case Study firmy KnockKnock z Poznania pokazuje, jak wdrożony system do zarządzania zajęciami pozwolił zapanować nad 300 kursantami w 30 lokalizacjach
Branża: zajęcia pozalekcyjne / warsztaty dla dzieci
Lokalizacja: Poznań, powiat poznański, Wielkopolska
Skala działalności:
- 300 dzieci miesięcznie
- ok. 30 szkół, przedszkoli i domów kultury
- 2 placówki własne
- 12 instruktorów
| Wyzwanie | Rozwiązanie Luppo System | Efekt Biznesowy |
| 30 lokalizacji / 300 dzieci | Centralizacja w jednym panelu | Pełna kontrola nad grupami |
| Chaos w płatnościach | 100% integracja z Tpay | Brak ręcznego księgowania |
| Czasochłonna administracja | Automatyzacja zapisów online | 80h wolnego czasu / mies. |
| Ochrona danych (RODO) | Cyfrowa baza kursantów | Koniec z papierowymi listami |
Kontekst: firma, która zna rynek systemów „od środka”
KnockKnock prowadzi warsztaty z majsterkowania dla dzieci w modelu rozproszonym. Aby sprawnie kontrolować taką skalę, niezbędny był profesjonalny system do zarządzania zajęciami. Dziś firma działa w kilkudziesięciu lokalizacjach oraz w dwóch własnych pracowniach.
Właściciel marki, Szymon Górny, od blisko 10 lat zarządza zajęciami pozalekcyjnymi i pracował wcześniej na kilku systemach:
- ActiveNow
- Schooleo
- oraz systemie amerykańskim funkcjonującym w ramach zagranicznej sieci franczyzowej.
Zmiana na Luppo nie była więc „pierwszym wyborem systemu”, lecz kolejnym etapem po realnych doświadczeniach z różnymi rozwiązaniami.
Wyzwania przed zmianą
Co było najważniejsze z perspektywy osoby, która już znała rynek?
- Przejrzystość panelu administratora
Właściciel pracujący codziennie w systemie potrzebuje szybkiego dostępu do danych – bez „przeklikiwania się” przez wiele warstw.
- Porządek w płatnościach
Przy 300 dzieciach nawet niewielkie niedoprecyzowania w systemie rozliczeń generują realne godziny pracy.
- Centralizacja zapisów
Wszystko w jednym miejscu – zamiast notatek, kalendarzy i dodatkowych arkuszy.
- Bezpieczeństwo danych osobowych
Odejście od papierowych list z danymi dzieci.
Jak podkreśla Szymon:
„Nie wyobrażam sobie dziś powrotu do Excela. Przy tej skali to po prostu brak kontroli.”
Dlaczego zmiana na Luppo System, czyli jak wybrać najlepszy system do zarządzania zajęciami?
Decyzja nie wynikała z braku funkcjonalności poprzednich systemów. Kluczowe były trzy elementy:
1. Cena przy większej skali
W momencie podejmowania decyzji Luppo oferowało korzystniejszy stosunek ceny do funkcjonalności.
Przy 30 lokalizacjach optymalizacja kosztów stałych ma znaczenie.
2. Zapisy online osadzone na stronie
System musiał umożliwiać:
- zapisy online,
- osadzenie formularza bezpośrednio na stronie,
- obsługę płatności online.
To dziś podstawa, jeśli mówimy o aplikacji do zarządzania zajęciami dla szkół, przedszkoli czy firm edukacyjnych.
3. Intuicyjność po stronie administratora
Po doświadczeniach z różnymi rozwiązaniami (polskimi i zagranicznymi) kluczowa okazała się prostota działania.
Nie chodziło o liczbę funkcji, ale o to, czy system realnie przyspiesza codzienną pracę.
Automatyzacja płatności – 100% online
KnockKnock działa w modelu pełnych płatności online (Tpay).
W praktyce oznacza to:
- brak ręcznego sprawdzania przelewów,
- brak przepisywania wpłat do arkuszy,
- automatyczne przypisanie płatności do dziecka,
- pełną przejrzystość rozliczeń w jednym panelu.
System nie zlikwidował całkowicie telefonów od rodziców — bo komunikacja nadal się zdarza.
Ale uprościł kwestie organizacyjne i finansowe.
Realna oszczędność czasu
Szacowana oszczędność to około pół etatu miesięcznie.
Nie wynika ona z „magii automatyzacji”, lecz z:
- eliminacji ręcznego księgowania,
- uporządkowania zapisów,
- jednej, cyfrowej bazy danych,
- łatwego dostępu do list obecności i historii grup.
Szacowana oszczędność to około pół etatu miesięcznie. Nie wynika ona z magii, lecz z faktu, że ten konkretny system do zarządzania zajęciami eliminuje ręczne księgowanie i porządkuje zapisy. Przy 300 dzieciach to różnica odczuwalna.
Wdrożenie – czy zmiana systemu jest trudna?
Wdrożenie przebiegło sprawnie dzięki:
- szybkiemu kontaktowi z opiekunem (WhatsApp),
- materiałom wideo,
- intuicyjnemu panelowi użytkownika.
Zmiana nie sparaliżowała pracy zespołu 12 instruktorów.
Efekty po wdrożeniu
✔ rodzice samodzielnie zapisują dzieci i opłacają zajęcia
✔ pełna kontrola nad płatnościami
✔ brak papierowych list z danymi
✔ uporządkowana baza kursantów
✔ realna oszczędność czasu administracyjnego
Podsumowanie
„Luppo System porządkuje płatności i zapisy i jest dla nas bazą, w której mamy wszystkie informacje odnośnie grup – płatności, listy obecności, dzienniki zajęć.
Według mnie do sprawnego zarządzania szkołą, która ma więcej niż 100 dzieciaków, jest to narzędzie niezbędne.”
Szymon Górny
Właściciel marki KnockKnock, Poznań
