Tworzenie automatycznej zgody po wgraniu do systemu regulaminu i polityki prywatności 

Ustawienia- personalizacja – stopka i regulaminy , w tej zakładce dodajemy dokumenty naszej szkoły: regulamin oraz politykę prywatności.   

Po dodaniu dokumentów możemy automatycznie utworzyć zgodę do regulaminu/ polityki prywatności. Po najechaniu na pole utwórz zgodę system przekieruje nas do zakładki zgód, automatycznie oznaczy zgodę jako obowiązkową, utworzy jej treść oraz przekieruje do dokumentu linkiem.   

Jeśli nie chcemy nic w tym widoku edytować potwierdzamy utworzenie zgody przyciskiem “Utwórz nową zgodę”  

! W momencie, gdy będziemy edytować regulamin/ politykę prywatności to będziemy musieli utworzyć nową zgodę- jeśli chcemy poinformować swoich użytkowników o zmianie regulaminu i ponownie poprosić ich o jego akceptację.   

Tworzenie kolejnych zgód widocznych przy rejestracji  

Aby dodać kolejne zgody, które będą się musimy przejść do zakładki Ustawienia- Personalizacja- Zgody, następnie w prawym górnym rogu naciskamy na przycisk „Dodaj nową zgodę” 

W tej zakładce możemy dodać zgody, które uczestnicy będą musieli zaakceptować przy rejestracji (zakładaniu konta) zapisywaniu się na konkretne zajęcia lub wydarzenie. Na tym etapie określamy także, czy zgoda jest obowiązkowa, czy można ją pominąć.  

Tworzenie zgody do rejestracji:  

1. Wybieramy opcję „dodaj nową zgodę”.  

2. Określamy typ zgody- “Rejestracja”- zgoda ta będzie wyświetlana w procesie rejestracji nowego użytkownika  

3. Zaznaczamy, czy zgoda ma być:  

• Obowiązkowa - oznacza, że użytkownik nie będzie mógł przejść dalej bez jej akceptacji,  

• Zapytaj przy logowaniu- ta opcja dostępna jest dla zgód nieobowiązkowych i jeśli zostanie zaznaczona użytkownicy podczas logowania zostaną poinformowani o pojawieniu się nowej zgody i poproszeni o jej wyrażenie lub odrzucenie.  

Zgodę nieobowiązkową użytkownik będzie mógł zaakceptować lub odznaczyć w dowolnym momencie z panelu swojego konta.   

4. Następnie wpisujemy treść naszej zgody- jeśli chcemy utworzyć zgodę dotyczącą, np.: akceptacji regulaminu, RODO, Standardów Ochrony Małoletnich to ważne, aby nie wklejać treści tych dokumentów w treść zgody (będzie to nieczytelne), ale przekierować do danego dokumentu linkiem.  

• Aby wkleić link do treści zgody musimy nacisnąć ikonę Link- następnie wybrać “Insert Link”, w polu URL wkleić link do dokumentu – może być to link do strony zewnętrznej lub jeśli nie mamy swojej strony do pliku zapisanego na dysku Googla , w polu tekst wpisujemy nazwę dokumentu.  

Oznaczenie danej zgody jako zgody marketingowej: 

Aby oznaczyć zgodę dodaną podczas rejestracji jako zgodę marketingową, należy przejść do zakładki ustawień i wybrać odpowiednią zgodę z listy dostępnych zgód. 

Jeśli zgoda marketingowa na komunikację mailową oraz SMS-ową opiera się na tej samej treści zgody, należy wskazać tę samą pozycję z listy zgód dla obu kanałów komunikacji. 

Oznaczenie zgód jako marketingowych umożliwia korzystanie z filtrów podczas wysyłki zbiorczych wiadomości e-mail oraz SMS do osób, które wyraziły zgodę marketingową. 

Oznaczenie danej zgody podpiętej pod rejestrację jako zgody wizerunkowej. 

Jeśli podmiot korzysta z jednej zgody wizerunkowej dla całego konta użytkownika, może ją oznaczyć w ustawieniach, wybierając daną zgodę dodaną do rejestracji z listy. 

Aby informacja o oznaczonej zgodzie była wyświetlana w listach obecności, należy w zakładce Ustawienia – Personalizacja – Zapisy – zajęcia indywidualne / grupowe / wejścia jednorazowe oznaczyć ją w polu listy obecności dla konkretnych zajęć. 

(Szczegóły w punkcie 5: „Tworzenie zgody dla konkretnych zajęć” – poniżej.) 

Tworzenie zgody do konkretnych zajęć:  

1. Wybieramy opcję „dodaj nową zgodę”.  

2. Typ zgody- “Rodzaj zajęć”-   

3. Z listy wybieramy dany Rodzaj zajęć, które prowadzimy w naszej szkole   

4. Określamy typ zajęć: zajęcia indywidualne czy grupowe (cykliczne).  

5. Możemy oznaczyć także daną zgodę podpięta pod rodzaj zajęć jako zgodę wizerunkową 

• Dodatkowo, w zakładce: Ustawienia → Zajęcia ind./grupowe / wydarzenia jednorazowe → Listy obecności możesz włączyć wyświetlanie zgody wizerunkowej na listach obecności. 

• Dzięki temu na listach obecności widoczna jest informacja, kto wyraził zgodę oraz kiedy została ona udzielona. 

6. Zaznaczamy wybrane pole: “Obowiązkowa” lub  “Zapytaj przy logowaniu”  

7. Piszemy treść naszej zgody   

8. Jeśli chcemy pod daną zgodę do danego rodzaju zajęć dołączyć umowę klikamy „generuj umowę po wyrażeniu zgody”.   

• Następnie z listy „dokument” wybieramy umowę, którą wcześniej zapisaliśmy. (Dokumenty tworzymy w zakładce Ustawienia – Personalizacja – Dokumenty- instrukcja w dalszej części).  

• Kolejno określamy, kogo ta umowa będzie dotyczyć – użytkownika lub uczestnika. Sugerujemy, aby wybrać uczestnika– wtedy zaciągną się też dane w umowie dotyczące uczestnika zajęć oraz informacje o danej grupie.  

•  Jako „typ” wybieramy jedną z opcji: „nie duplikuj” (wówczas, jeśli użytkownik zapisze się na inne zajęcia po raz kolejny, nie będzie ponownie proszony o akceptację umowy) lub „dla każdego zapisu” (w tym przypadku umowa wygeneruje się do każdego zapisu na dany rodzaj zajęć).  

• Ostatni element to termin ważności dokumentu.  

• Po ustaleniu wszystkich elementów klikamy “utwórz zgodę”.  

Tworzenie zgody do Eventu: 

1. Wybieramy opcję „dodaj nową zgodę”. 

2. Typ zgody- “Wydarzenie”  

3. Z listy wybieramy dany Event, do którego chcemy podpiąć zgodę 

4. Zaznaczamy wybrane pole: “Obowiązkowa” lub “Zapytaj przy logowaniu” 

Tworzenie umowy w systemie Luppo:  

W zakładce Ustawienia- personalizacja- dokumenty możemy stworzyć umowy, które będziemy mogli przypisać do zgody dla konkretnego rodzaju zajęć. Użytkownik, który wyrazi zgodę na zapis na dane zajęcia, będzie miał dostęp do umowy dotyczącej tych zajęć na swoim koncie (zakładka Moje konto- dokumenty), dodatkowo zostanie ona mu wysłana mailowo po zapisie na dane zajęcia.  

Aby utworzyć umowę, wybieramy opcję „Dodaj nowy dokument”. Następnie uzupełniamy nazwę dokumentu oraz wybieramy rodzaj pliku: dynamiczny lub statyczny- plik z dysku (jeśli umowa jest zapisana na dysku).  

W przypadku wybrania opcji „plik z dysku” należy jeszcze określić nazwę umowy, która będzie widoczna dla użytkownika, dodać krótki opis oraz zaznaczyć pole „wymagaj akceptacji podczas zapisów”.  

Wybierając rodzaj pliku „dynamiczny”, treść umowy tworzymy w polu „treść dokumentu”. Zalecamy wykorzystanie pól dynamicznych (które automatycznie wczytują dane użytkownika, takie jak imię, nazwisko, data zawarcia umowy i inne ). Pola dynamiczne można dostosować w zależności od tematyki umowy – czy dotyczy wydarzenia, czy zajęć grupowych.  

Jeśli umowy dla poszczególnych zajęć będą podobne, możemy je skopiować, klikając ikonę „kartek”.  

Polecamy również zapoznać się z ofertą zawierającą pakiet gotowych umów, które można zaimportować i wykorzystać w swojej szkole: