1. Dodanie nowego okresu zajęć: 

Tworzenie nowego okresu zajęć rozpoczynamy od stworzenie nowego okresu zajęć w naszych ustawieniach. 

Wchodzimy w zakładkę Ustawienia- Zajęcia- Okres zajęć- Dodaj nowy okres zajęć. 

WAŻNE! Dodając nowy okres zajęć musimy pamiętać o wprowadzeniu przed stworzeniem/ skopiowaniem grup dni wolnych od zajęć. 

2. Warto sprawdzić także nasze ustawienia w poszczególnych miejscach: 

• Ustawienia- Zajęcia- Lokalizacje- dodanie nowej lokalizacji, jeśli to konieczne 

• Ustawienia – Zajęcia- Rodzaje i poziomy zajęć – edycja lub dodanie nowych rodzajów/poziomów zajęć 

• Ustawienia- Zajęcia- Nieobecności i odrabianie zajęć- weryfikacja opcji odrabiania. Ostatnio dodaliśmy możliwość zapisania się na listę oczekującą, jeśli w grupie nie ma miejsc aa odrabianie – warto sprawdzić czy opcja ta jest u nas włączona a jeśli nie to czy chcemy ją udostępnić.  

3. Dodanie nowych zgód/ zmiany w regulaminie i innych dokumentach: 

Jeśli w naszym regulaminie i innych dokumentach, które akceptują nasi uczestnicy nastąpiły zmiany to możemy utworzyć nową zgodę z linkiem do nowego dokumentu  należy pamiętać, że pojawi się ona do zaznaczenia także obecnym uczestnikom w chwili jej dodania). 

Ustawienia- Personalizacja- Zgody- dodaj nową zgodę. 

Aby zachować historię, nieaktualną zgodę należy przenieść do archiwum, oznaczając pole „Archiwizuj”  – informacje o zaakceptowanych zgodach nie zostaną utracone. 

4. Umowy: 

Jeśli treść umowy się zmieniła: 

• Stwórz nowy dokument wchodząc w zakładkę Ustawienia – Personalizacja- Dokumenty. Jeśli chcesz skorzystać z wcześniejszego dokumentu jako podstawy, możesz łatwo go skopiować i wprowadzić niezbędne zmiany. 

• Edytuj istniejącą zgodę przypisaną do danego rodzaju zajęć, zamieniając dokument powiązany z tą zgodą. 

• Dla uczestników, którzy są już zapisani na te zajęcia nie spowoduje to żadnych zmian  

• Nowo zapisani uczestnicy będą musieli standardowo zaakceptować zgodę przypisaną do rodzaju zajęć, a na ich koncie pojawi się nowa wersja dokumentu. 

• W przypadku zmiany treści lub potrzeby generowania nowej umowy przy każdym zapisie , zaznacz opcję „Generuj do każdego zapisu”. Dzięki temu uczestnicy, którzy kontynuują zajęcia i zapisują się ponownie na ten sam rodzaj zajęć, otrzymają nową wersję umowy. 

! Jest to szczególnie ważne, jeśli wcześniejsza umowa miała określony termin obowiązywania, np. do końca danego okresu. 

Ustawienia dotyczące generowania umów przy każdym zapisie  sprawdzimy w zakładce Ustawienia- Personalizacja- Zgody.  

5. Prowadzący: 

• Jeśli w naszej szkole zmieniają się przewodzący możemy z zakładki Prowadzący – Lista prowadzących: dodać, edytować, usunąć prowadzącego 

• Jeśli korzystamy z wynagrodzeń dla prowadzących w miejscu Prowadzący- Wynagrodzenia należy zdefiniować stawki na kolejny okres zwracając uwagę na zakres czasowy obowiązywania stawek, gdy stawki nie ulegają zmianie możemy edytować czas obowiązywania stawki. 

6. Sprawdzenie ustawień wiadomości automatycznych Mailing/SMS- ustawienia  

Warto ustawić komunikaty dotyczące kopiowania grup zajęciowych, jeśli kopiujemy grupy z jednego okresu (semestru) na drugi warto zaznaczyć widomości z zakładki „ Zapisy na kolejny semestr”  

Dzięki temu nasi uczestnicy mogą otrzymywać powiadomienia mailowe i SMS-owe dotyczące zapisów na kolejny semestr, a także potwierdzenia wysłania akceptacji, anulowania zgłoszenia lub przesłania uwag do administratora. Każdy z tych komunikatów, po włączeniu, będzie automatycznie wysyłany do uczestnika zajęć. 

7. Tworzenie / kopiowanie grup zajęciowych: 

Po sprawdzeniu ustawień możemy przejść do tworzenia lub kopiowania grup zajęciowych. 
Jeśli grupy w nowym okresie są podobne do tych z poprzedniego, warto skorzystać z opcji kopiowania grupy: zakładka Zajęcia- Grupy zajęciowe – ikona kopiuj przy grupie, która chcemy powielić 

Rzeczy, które musimy określić podczas kopiowania grupy to okres zajęć: wybieramy nasz nowy okres zajęć z listy: 

W razie potrzeby zmieniamy pozostałe ustawienia. 

Ostatnim polu Uczestnicy mamy trzy opcje do wyboru: 

• Zaznaczając pole „ Wymagaj akceptacji uczestników”, na koncie uczestników pojawi się zgłoszenie zapisu na kolejny okres zajęć.  

W polu „Termin odpowiedzi uczestników” wpisujemy datę oraz godzinę, do której akceptacja będzie widoczna na koncie uczestników. 

Widok na koncie uczestnika z zakładki START: 

Po przejściu w szczegóły zgłoszenia uczestnik przechodzi do następującego widoku: 

Uczestnik może zaakceptować zapis, odrzucić lub poprosić zmianę grupy.  

Informacja wpisana podczas odrzucenia zgłoszenia czy po zaznaczeniu opcji Poproś o zmianę grupy będzie widoczna na panelu admina w zakładce Zgłoszenia- zajęcia grupowe . Jeśli przy statusie zgłoszenia widoczny jest ! to po najechaniu na jego ikonę zobaczymy wpisaną przez klienta widomość jak na screenie: 

! Ważne. Jeśli uczestnik nie potwierdzi ani nie odrzuci zapisu w wyznaczonym czasie, administrator musi ręcznie odrzucić takie zgłoszenie z zakładki Zgłoszenia – zajęcia grupowe , status: „Oczekujące na potwierdzenie uczestnika”, aby uwolnić miejsce na grupie i umożliwić zapis innym osobom zainteresowanym zajęciami. 

• Możemy „Automatycznie przepisać uczestników” do grupy w kolejnym okresie zajęć, odznaczając za nich zgody i wygenerować umowy jeśli były dodane do zgód. 

• Odznaczając uczestników z widoku „Lista uczestników”, kopiujemy grupę bez żadnych uczestników 

Jeśli tworzymy całkiem nowy grafik musimy utworzyć wszystkie nowe grupy przechodząc do zakładki Zajęcia- Grupy zajęciowe- Utwórz nową grupę.