Jeśli chcemy możemy w systemie skorzystać z możliwości podpięcia umowy do danego rodzaju zajęć. 

Aby stworzyć umowę musimy przejść do zakładki Ustawienia-> Personalizacja-> Dokumenty 

W tej zakładce tworzymy umowy, które po zapisaniu i utworzeniu będziemy mogli przypisać do zgody dla konkretnego rodzaju zajęć. Użytkownik, który wyrazi zgodę na zapis na dane zajęcia, będzie miał dostęp do umowy dotyczącej tych zajęć na swoim koncie. 

Aby utworzyć umowę, wybieramy opcję „dodaj nowy dokument”. Następnie uzupełniamy nazwę dokumentu oraz wybieramy rodzaj pliku: dynamiczny lub statyczny plik z dysku (jeśli umowa jest zapisana na dysku). 

W przypadku wybrania opcji „plik z dysku” należy jeszcze określić nazwę umowy, która będzie widoczna dla użytkownika, dodać krótki opis oraz zaznaczyć pole „wymagaj akceptacji podczas zapisów”. 

Wybierając rodzaj pliku „dynamiczny”, jedyna różnica polega na tym, że treść umowy tworzymy w polu „treść dokumentu”. Zalecamy wykorzystanie pól dynamicznych (które automatycznie wczytują dane użytkownika, takie jak, np.: imię, nazwisko, data zawarcia umowy). 

 Następnie Musimy wejść w zakładkę Ustawienia – Personalizacja – Zgody  

Tworzenie zgody do konkretnych zajęć przebiega w następujący sposób: wybieramy opcję „dodaj nową zgodę”. 

• W kolejnym kroku określamy jej typ – w naszym przypadku wybieramy “rodzaj zajęć” 

• Następnie wybieramy jeden z naszych rodzajów zajęć z listy 

• Typ zajęć: zajęcia grupowe lub indywidualne  

Następnie ustalamy, czy zgoda ma być obowiązkowa czy nie. 

W „treści zgody” dodajemy jej treść, a następnie klikamy „generuj umowę po wyrażeniu zgody”.

Następnie z listy „dokument” wybieramy umowę, którą wcześniej zapisaliśmy. Kolejno określamy, kogo ta umowa będzie dotyczyć – użytkownika lub uczestnika. Jeśli w umowie w dokumencie dynamicznym skorzystaliśmy z pól dotyczących uczestnika czy zajęć grupowych/ indywidualnych należy w tym polu wybrać Uczestnika – aby informacje w tym polach zaciągnęły się z systemu) 

Jako „typ” wybieramy jedną z opcji: „nie duplikuj” (wówczas, jeśli użytkownik zapisze się na inne zajęcia z danego rodzaju po raz kolejny, kolejna umowa mu się nie wygeneruje) lub „dla każdego zapisu” (w tym przypadku zawsze pojawi się obowiązek zaakceptowania umowy). Ostatni element to termin ważności dokumentu. Po ustaleniu wszystkich elementów klikamy “utwórz zgodę”. 

W ten sposób możemy przygotować umowy do każdego rodzaju zajęć, które mamy w ofercie i na które będą zapisywać się uczestnicy. 

! Należy pamiętać, że zgoda generuje się automatycznie na koncie uczestnika oraz zostaje wysłana do niego mailowo, jeśli uczestnik samodzielnie zapisze się do grupy. Jeśli natomiast administrator zapisze danego uczestnika do grupy, musi samodzielnie wygenerować dla niego umowę. Taka umowa pojawi się wówczas na koncie uczestnika w zakładce „Dokumenty”, jednak nie zostanie wysłana do niego mailowo.