Komunikaty automatyczne 

W tej zakładce zapisujemy powiadomienia automatyczne, które będą wysyłane do klientów z systemu na poszczególnych etapach. Warto ustawić je już na samym początku, ponieważ system nie zadziała wstecz. Część z tych powiadomień jest już ustawiona, jednak można je dowolnie edytować. Do każdego z nich możemy ustalić, jakiego rodzaju powiadomienia (SMS-owe lub mailowe) będą włączone oraz ustalić ich treść. 

Należy pamiętać, że maile i SMS-y wysyłane z systemu są wiadomościami jednostronnymi, co oznacza, że odbiorca nie będzie mógł na nie bezpośrednio odpowiedzieć. 

Istotną informacją jest fakt, że mailowe powiadomienia, które wychodzą z systemu, są zupełnie bezpłatne, bez względu na ilość. Natomiast ilość bezpłatnych powiadomień SMS-owe zależy od pakietu, który Państwo obecnie posiadają – zgodnie z cennikiem. W przypadku przekroczenia przyznanego limitu SMS-ów, koszt za każdy kolejny wynosi 15 groszy brutto. 

Tworząc treść powiadomienia, możemy wykorzystać pola dynamiczne, które będą zaciągać informacje odnośnie naszych klientów, np: imię nazwisko, nazwa grupy itd. W dowolnej chwili możemy także podejrzeć dany komunikat wybierając “Podgląd treści pełnego komunikatu”, jak będzie on wyglądał u klienta.  

Tworząc treść powiadomienia SMS’owego musimy mieć na uwadze pewne ograniczenia: wiadomość SMS nie powinna być dłuższa niż 160 znaków.  Podczas wysyłki system podmieni wszystkie polskie litery diakrytyzowane (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż, ź) na odpowiedniki neutralne. 

Dodatkowo możemy załączyć do dwóch załączników do powiadomienia mailowego, np. mapka dojazdu, czy informacje jak przygotować się na pierwsze zajęcia. Takie załączniki wgrywamy do systemu z zakładki ustawienia- personalizacja- dokumenty – “dodaj nowy dokument” typ pliku: statyczny (plik z dysku)  

Dostępne komunikaty w Luppo: 

Użytkownicy i konta:

• Rejestracja użytkownika 

• Aktywacja konta 

• Przypomnienie hasła 

• Dodanie trenera 

• Dodanie administratora 

Zajęcia grupowe – jeśli mamy już utworzone grupy zajęciowe to możemy w tej zakładce również ustawić powiadomienia do poszczególnych grup, ustawienie to nadpisze ogólne ustawienia dotyczące zakładki “zajęcia grupowe”. 

• Powiadomienie dla admina o nowym zgłoszeniu 

• Zapis na zajęcia grupowe 

• Akceptacja zgłoszenia na zajęcia grupowe 

• Opłacenie pierwszych zajęć uczestnika 

• Opłacenie każdych kolejnych zajęć uczestnika- powiadomienie wychodzi w przypadku odnotowania płatności dla uczestnika za zajęcia, które nie są jego pierwszą grupą w systemie 

• Zapis na listę rezerwową 

• Akceptacja zgłoszenia z listy rezerwowej 

Zajęcia indywidualne

• Akceptacja zajęć indywidualnych przez trenera 

• Powiadomienie o zajęciach indywidualnych (klient) 

• Opłacenie pierwszych zajęć indywidualnych 

• Opłacenie kolejnych zajęć indywidualnych 

Zajęcia jednorazowe

• Wysłanie zgłoszenia 

• Akceptacja wejścia jednorazowego- to powiadomienie musi być włączone, jeśli pozwalamy na wejście jednorazowe bez zakładania konta. Uczestnik zapisany na wejście jednorazowe zostanie poinformowany mailowo o swoim zapisie, jeśli mamy podpiętą bramkę płatności to w mailu będzie załączony także link do opłacenia zajęć jednorazowych, jeśli nie korzystamy z bramki płatności w treści maila powinniśmy wpisać sposób płatności za zajęcia.  

• Odrzucenie zgłoszenia 

Płatności

• Zbliżający się termin płatności 1 – w tym miejscu dodatkowo określamy liczbę dni przed terminem płatności, kiedy ma zostać wysłany e-mail. Ważne: jeśli czas na realizację płatności w naszej szkole wynosi np. 7 dni, to w polu 'liczba dni’ należy wpisać wartość o 1 mniejszą, czyli w tym przypadku 6. 

• Zbliżający się termin płatności 2 

• Przypomnienie o terminie płatności 

• Przypomnienie o zalegającej płatności 1- powiadomienia o zalegającej płatności zostaną wysłane tylko do osób, które nie opłaciły płatności w terminie. Ustalamy tu także, ile dni po przekroczeniu terminu płatności ma zostać wysłana wiadomość.  

• Przypomnienie o zalegającej płatności 2 

• Przypomnienie o zalegającej płatności 3 

• Nowy wniosek ratalny- komunikat ten zostanie wysłany do administratora 

• Akceptacja wniosku ratalnego 

Aktualizacja zajęć:
Zastępstwo na zajęciach 

• Zmiana terminu zajęć 

• Odwołanie zajęć 

• Odwołanie zajęć ze zwrotami 

• Zmiana grupy 
• Usunięcie uczestnika z grupy 

Zapisy na kolejny semestr:

• Zapisy na kolejny okres zajęć 

• Kolejny semestr – akceptacja 

• Kolejny semestr – anulowanie zgłoszenia 

• Kolejny semestr – uwagi 

Odrabianie:

• Odrabianie zajęć 

• Usunięcie terminu odrabiania 

• Przypomnienie o odrabianiu 

• Cofnięcie zgłoszenia nieobecności 

Inne:

• Nowy plik KDR- powiadomienie dostanie administrator, jeśli jakiś użytkownik prześlę Kartę Dużej Rodziny  

• Opłata członkowska 

• Przypomnienie o zajęciach 

• Urodziny uczestnika