Aby dodać nową grupę zajęciową tworzymy w zakładkę Zajęcia, a następnie grupy zajęciowe. Kolejno wybieramy pole “Dodaj nową grupę”. 

Pojawia się formularz, gdzie w pierwszym etapie wybieramy nazwę grupy, rodzaj zajęć (z listy, z utworzonych wcześniej zajęć) oraz poziom przypisany do danego rodzaju zajęć. Pole liczba miejsc odnosi się do maksymalnej liczby uczestników, która będzie mogła zostać zapisana do danej grupy.  Możliwy typy grupy: to zajęcia standardowe oraz zajęcia indywidulane cykliczne. 

Następnie wybieramy okres zajęć, w którym będą się one odbywać (system automatycznie załaduje daty, które zostały ustawione w konfiguracji, oraz dni wolne) 

Kolejnym krokiem jest wybór terminów zajęć. Można to zrobić na dwa sposoby:  

• Wygeneruj termin automatycznie – określamy tutaj datę rozpoczęcia i zakończenia zajęć i następnie wybieramy wymagane dane: dzień tygodnia, czas startu, czas trwania, prowadzącego (wymagane jest dodanie 1 prowadzącego) oraz lokalizację. 

Po uzupełnieniu danych system automatycznie przeliczy ilość zajęć w danym okresie uwzględniając dodane dni wolne wdanym okresie zajęciowym. 

• Wybierz terminy ręcznie – zaznaczając tę opcję musimy dodać każdy termin ręcznie.  

Kolejną sekcją jest ustawienie ceny. W tym miejscu można określić cenę za pojedyncze zajęcia, a system automatycznie obliczy koszt za cały okres. Ważne, by kliknąć przycisk „Przelicz cenę za cały okres”, aby obliczenia były poprawne. 

Wybierając tryb płatności decydujemy, czy uczestnicy mają dokonać płatności za cały okres z góry czy system ma generować płatności miesięczne. W przypadku płatności miesięcznych, można zdecydować, czy opłata ma być uzależniona od liczby zajęć w danym miesiącu, czy ma to być stała kwota.  

W tej sekcji decydujemy także do tej konkretnej grupy, czy chcemy przyjmować płatności przez bramkę płatności, czy może na konto bankowe, podając odpowiedni numer konta i tytuł przelewu.  

Następna sekcja to zgoda na wykorzystanie zniżek oraz kodów rabatowych w konkretnej grupie (jeśli wcześniej wyraziliśmy zgodę na zniżki Ustawienia-> Fiananse-> Zniżki, Kody rabatowe). Możemy zaznaczyć obowiązujące w danej grupie kody rabatowe do zajęć cyklicznych i/lub na wejście jednorazowe.  

Sekcja zapisów:  

• Potwierdzenie administratora – zaznaczamy, gdy chcemy, aby każdy zapis do grupy był potwierdzany przez administratora. Chęć zapisu do grupy będzie widoczna w panelu administratora w zakładce Zgłoszenia- Zajęcia grupowe. Dopiero po akceptacji zgłoszenia uczestnicy zostaną zapisani do grupy oraz na ich kontach pojawi się płatność.   

• Zablokuj zapisy – wyłącza możliwość zapisów pomimo niepełnej grupy. Grupa ta może nadal wyświetlać się w kalendarzu zajęć, ale klienci nie będą mogli się do niej zapisywać  

• Zablokuj zapisy na krótko przed zajęciami – określamy na ile przed rozpoczęciem zajęć zapisy nie będą już możliwe (dotyczy to zarówno stałego zapisu do grupy jak i wejść jednorazowych) 

• Grupa prywatna – grupa nie będzie widoczna w kalendarzu a zapis do niej będzie możliwy jedynie poprzez dedykowany link 

• Rezerwuj miejsce tylko po zrealizowaniu płatności- rezerwacje uczestników z nieopłaconą płatnością nie będą blokować możliwości zapisu innym użytkownikom. Należy pamiętać, że uczestnicy z nieopłaconą płatnością nie zostaną automatycznie usunięci z grupy. W przypadku płatności miesięcznych rezerwacja dotyczy tylko zapisu na zajęcia.  

• Włącz listę rezerwową – klienci będą mogli zapisać się na listę rezerwową. Zapis na listę rezerwową będzie widoczny w panelu administratora w zakładce Zgłoszenia- status zgłoszenia “Lista rezerwowa”- każde zgłoszenie z listy rezerwowej będziemy musieli zaakceptować (gdy w grupie zwolni nam się miejsce). 

Koszty operacyjne będą uwzględnione w raportach, pomogą ocenić rentowność danych zajęć. 

W sekcji ostatniej Pozostałe: 

• Dodajemy informację o dodatkowych miejscach dostępnych w naszej grupie na odrabianie oraz na wejścia jednorazowe. Wpisana przez nas liczba, będzie określała dodatkową liczbę miejsc, która po zapełnieniu grupy będzie mogła być wykorzystana przez uczestników odrabiających i uczestników zapisujących się na wejście jednorazowe. Jeśli w polu będzie wpisane 0– zapis na wejście jednorazowe czy odrabianie będzie możliwy, jeśli grupa nie będzie zapełniona standardowymi zapisami lub jeśli uczestnik zapisany na stałe do grupy zgłosi nieobecność.   

• Jeśli pozwalamy na wejścia jednorazowe zaznaczamy to pole oraz wpisujmy cenę za takie zajęcia 

• Możemy określić limit miejsc na wejścia jednorazowe– jest to maksymalna liczba uczestników zapisanych na wejścia jednorazowe w ramach jednego terminu zajęć (0- bez limitu, ale w ramach naszej ilości miejsc w grupie+ dodatkowych miejsc na odrabianie i wejścia jednorazowe). 

• Możemy zaznaczyć pole o automatycznym zapisie na wejścia jednorazowe– jeśli pole to nie zostanie zaznaczone zapis na wejścia jednorazowe będzie musiał zostać zaakceptowany z zakładki Zgłoszenia-> Wejścia jednorazowe  

• Możemy zablokować podwójne wejścia jednorazowe– w ramach wszystkich zajęć w tej grupie jeden uczestnik będzie mógł zapisać się tylko na jedne wejście jednorazowe. Dotyczy to zapisu uczestnika z tego samego maila. 

• Jeśli pozwalamy na odrabianie zajęć należy ustalić maksymalną liczbę nieobecności jaką uczestnik będzie mógł odrobić w ramach zajęć w tej grupie (0- bez limitu).  

• Możemy również zablokować możliwość odrabiania zajęć po ostatnim terminie zajęć klikając checkbox zaraz pod limitem.   

• Pole informacja dodatkowa odnosi się do informacji, która będzie dodatkowo wyświetlana w kalendarzu we wszystkich terminach tych zajęć.